Översikt – Regionalt system för Hälsokontroller

Beskrivning

Systemet för Hälsokontroller är en generell plattform som skall kunna användas av flera olika typer av hälsokontroller. Det består av tre delar Urval, Kallelsesystem och Webbtidbok. Urvalet är den del av systemet som ger information som underlag för prognoser samt väljer ut de personer som skall kallas. Urvalet är unikt per typ av hälsokontroll och är den del av systemet som måste anpassas efter de urvalsregler som gäller per hälsokontroll. Kallelsesystemet är den administrativa delen av systemet där prognoser kan tas fram, scheman registreras, kallelser genereras, information om personers kallelsehistorik samt möjlighet till ombokning av tid. Den tredje delen av systemet är Webbtidboken, denna del är en publik webbapplikation där kallade personer kan logga in och om- eller avboka sin tid.

Webtidboken

UI för webbtidbok av/ombokning av tid till gynekologisk hälsokontroll.

Omboka/avboka tid för gynekologisk hälsokontroll

Bakgrund
Västra Götalandsregionen ska tillhandahålla en webbaserad tjänst för av/ombokning av tider till hälsokontroller (screeningundersökningar). Tjänsten ska kunna användas av alla invånare som får en inbjudan till hälsokontroll. I bakgrunden ligger krav på att man i framtiden ska kunna boka, omboka och avboka tider till andra typer av behandlingar och undersökningar i framtiden. Vi startar med hälsoundersökningar, dels för att man där vill att invånarna skall genomgå undersökningen, dels för att många behöver boka om sina tider och det är svårt att komma fram via telefon.

Gemensamt för alla former av hälsoundersökningar/screening är att de personer som kommer på undersökningen inte är patienter, utan att man utför hälsokontroll för att tidigt kunna hitta förändringar som kan utvecklas till svåra sjukdomar. Man vill också att så många som möjligt ska komma på undersökningen och så få som möjligt utebli eller avboka.

Det är tre typer av hälsoundersökningar som är aktuella i dagsläget är; undersökning av stora kroppspulsådern (bukaortascreening), gynekologisk hälsokontroll (gynscreening) och mammografiscreening. De tre typerna av hälsokontroller har alla olika arvsystem och för två av dem har man mer än en databas.

Samtliga ska ha samma användargränssnitt och följa samma mönster. De har också samma funktioner. Invånarna ska kunna omboka sin tid, inte bara till den mottagning man blivit inbjuden till, utan även kunna boka om sin tid till en annan mottagning, en annan kommuns mottagning. Det ska också gå att avboka sin tid.

De olika tjänsterna ska följa samma mönster när det gäller visning av kallelsen och dess innehåll såsom inbjuden persons namn och personnummer, mottagningen med adress och vägbeskrivning samt den tid som inbjudan gäller.

Tjänsten är en tjänst för att om/avboka en tid man fått via inbjudan och så lite information (text) som möjligt ska vara på sidorna. Informationen länkar vi istället till.

Förutom att tjänsten är till för att underlätta för invånarna, kan den också underlätta arbetet på de platser där man i vården har hand om av/ombokningar. Politikerna har beslutat att alla som får en inbjudan till hälsokontroll ska kunna av- eller omboka sin tid, inte bara till den vårdenhet de fått sin kallelse, utan även kunna omboka sin tid till den vårdenhet de önskar komma, oavsett utförare.

Inloggningssidan är samma för alla tjänster.

På inloggningssidan, liksom sidan som utloggad, fungerar sidan precis som en vanlig sida på 1177.se/vgregion i menyerna. Som inloggad försvinner menyerna, sök och delar av sidfoten.

Länken ”Här kan du läsa om regionens hälsoundersökningar” går till en sida med kortfattad information om varje screeningundersökning där även länkar till vidare läsning finns. Jag tänker mig att vi där kan ha fler länkar än de som finns på sidan i dag när vi startar. Länkar såsom filmer, information på teckenspråk och andra språk exempelvis.
http://vard.vgregion.se/Mina-tjanster/Halsoundersokningar-i-Vastra-Gotalandsregionen/

Länken ”Här kan du läsa mer om hur du gör” går till en allmän hjälpsida. Denna hjälpsida finns även när man är inloggad och är då specifik för varje tjänst.
http://vard.vgregion.se/Mina-tjanster/Sa-har-gor-du-om-du-vill-omboka-din-tid-till-halsoundersokning/

Om patienten anger fel inloggningsuppgifter kommer det upp ett felmeddelande.

Välkomstsida

Välkommensidan och alla sidor som inloggad har inga av 1177.se/vgregion’s menyer. Bannern i toppen är en länk som öppnas i en ny flik/sida i webbläsaren. Detta för att en inloggad användare inte ska försvinna från tjänsten om de klickar sig vidare.

På första sidan som inloggad finns i stort sett samma information som i kallelsen + länkar till ytterligare information om undersökningen.

Eftersom det finns många provtagningsställen har jag valt att peka på pappersinbjudan för att ringa och ställa frågor och omboka sin tid. Användaren får där alltså ta fram telefonnumret till sin mottagning på inbjudan. Eventuellt är det så att inbjudan innehåller drop-in tider för provtagning om man inte kan komma på föreslagen tid.

En fråga är hur många kvinnor som när de får en inbjudan till hälsokontroll vill omboka sin tid till en ”vanlig” tid hos en barnmorska för att samtidigt kunna ta upp andra frågor…

Härifrån går användaren vidare till att omboka eller avboka sin tid. Om användaren tidigare varit inne och ombokat sin tid är det den tid användaren själv bokat till som finns på sidan. Om användaren däremot avbokat sin tid kan hon inte logga in igen.

Länkarna:
Läs mer om gynekologisk hälsokontroll
http://vard.vgregion.se/sv/Undersokningar--behandlingar/Undersokningar/Sjukvardsradgivningen/?CatId=28278&ChapId=28749

Information på teckenspråk
http://media1.vgregion.se/informationsavdelningen/Rm2009nr2/Cellprovskontrollen-snabb-smartfri-och-livsviktig.12.mov

Information på andra språk
http://www.cellprov.nu/
Den här länken är till Cellprov.nu – där måste användaren klicka sig vidare i deras meny. Om vi får för OC gör jag gärna en sida som ligger på 1177.se/vgregion med länkar till alla språken istället.

Så här går en undersökning till
http://www.vardguiden.se/Sjukdomar-och-rad/Filmer/Gynekologisk-cellprovtagning/
Det här är en länk till en film gjord av Vårdguiden, Stockholms Läns Landsting. Det är en kort animerad film. Jönköpings landsting har också gjort en film som är lite längre, och som också är väldigt bra. Men här tycker jag att det ska vara en av dem. Jag funderar på om den ska ligga på Hälsoundersökningssidan. Den kräver nämligen att man har ett program i datorn som kan spela upp filmer.

Ombokning

Sidan omboka tid innehåller väldigt kort information om sidan samt kallelseinformationen.

Den mottagning kvinnan är inbjuden tid är den mottagning som är förvald och närmast lediga datum och tid är med på sidan. Om användaren vill byta mottagning använder hon rullgardinen och markerar den mottagning hon vill se tider för. När en ny mottagning är vald visas texten: ” Observera att du byter till en annan mottagning än den du blivit kallad till” och där nedan kommer kalendern för innevarande månad fram. Inga lediga tider för mottagningen är synliga förrän användaren valt ett datum med lediga tider.

Datum med lediga tider är markerade i fetstil och rutan har blå färg, datumet blir understruket när muspekaren hålls över ett ledigt datum. Datum som inte har lediga tider är inte klickbara.

Användaren kan byta mottagning, månad och datum tills hon hittar en tid och plats som passar. Om det inte finns några tider på en mottagning visas direkt under välj datum texten ”Det finns inga lediga tider för vald mottagning”.

Avbryt – det finns två knappar med ”Avbryt” på ombokasidan – om man klickar på den kommer man tillbaka till välkommensidan.

När användaren hittat en tid och klickar på ”Välj tid” bokas tiden om i systemet och användaren kommer till en bekräftelsesida.

När användaren bokat om sin tid får hon en bekräftelse på att tiden är ombokad, mottagningens namn, vägbeskrivning och datum och tid för provtagning.

Sidan har en utskriftsfunktion.

Avbokning

Om användaren väljer att klicka på Avboka tid visas information om vad som händer vid avbokning. Här finns också information om hur provtagningen går till och det möjlighet att avbryta avbokningen (användaren kommer då tillbaka till välkommensidan).

De länkar som ligger här är samma som på välkomstsidan.

Avbokningsbekräftelse

Vid avbokning av tiden får användaren en bekräftelse på att tiden är avbokad och information om ny inbjudan samt vilka som kallas till hälsoundersökningen.

Utloggning

När användaren loggat ut kommer hon tillbaka till sidan med alla menyer precis som inloggningssidan.

Utloggad sidan innehåller i övrigt endast kort information.

Bild

Hjälpsidan som den ser ut för samtliga hälsokontroller, dvs innan man loggat in. I de fall där en enskild tjänst behöver ytterligare förklaringar eller har avvikanden i funktionerna finns även en specifik hjälpsida när man loggat in.

Prognos

Skapa prognos

Det är möjligt för användaren att skapa en prognos över förväntat antal kvinnor fördelat över ett helt år eller ett bestämt datumintervall.

Helårsprognos

• Användaren öppnar fliken ”Prognos”.
• I listan väljer hon vilken MvC det är hon önskar få prognos för. Årsprognosen kommer alltid att sträcka sig från dagens datum och ett år fram åt.
• Diagrammet kommer att visa prognosen för vald MvC. Under diagrammet kommer en uppgift om det totala antalet kvinnor att anges.
• Därefter väljer hon Ok eller trycker Enter för att starta sökningen. Resultatet visas i fältet under sökkriterierna.
• Diagrammet kommer att uppdateras med en linje som visar prognosen.

Prognos för ett datumintervall

Det är möjligt för användaren att ange ett specifikt datumintervall för vilket mer detaljerad information blir tillgänglig.

• Användaren anger för vilket datumintervall hon vill få ut mer information om och trycker Ok eller trycker Enter
• Diagrammet kommer att uppdateras med ett fält som visar vald datumperiod.
• Fälten över förväntade veckosnitt och procentuell fördelning uppdateras.

Schemamall

Skapa schemamall

Att skapa en schemamall är något som användaren gör någon gång per år. Syftet är att genom att skapa en grundmall för schema underlätta vid framtida schemaläggning.

• Användaren öppnar fliken ”Schemamall”. Grundinställningen för denna flik är att användaren skapar en helt ny mall. Det är möjligt för användaren att hämta upp en gammal mall och modifiera denna.
• Användaren anger typ av vecka, veckodag, klockslag, periodlängd, antal perioder samt hur många platser per timme som ej skall bokas in och trycker Ok eller Enter.
• Informationen kopieras ner i fältet under. Användaren fortsätter att fylla i önskat antal dagar.
• När användaren är klar med mallen väljer hon att spara ner denna under lämpligt namn genom att trycka Spara.



Schema

Skapa schema

Schema kan skapas helt från början, men rekommenderat är att användaren skapar ett schema utifrån en förberedd mall. Det är möjligt att spara och öppna scheman.

• Användaren öppnar fliken ”Schema”.
• Användaren anger för vilken mottagning och datumintervall hon skall skapa ett schema.
• Användaren väljer vilken mall som skall användas om så önskas.
• Användaren klickar Ok eller Enter. Schemafältet uppdateras enligt mallen med dagar och tider för vald period.
• Fälten för förväntade snitt samt om det är en differens mellan periodsnittet och antalet platser för perioden uppdateras med gällande siffror.
• För att ändra en schema rad modifierar användaren bara direkt på raden.
• När användaren är klar med schemat kan hon välja att enbart spara det eller så kan hon välja att skicka hela eller delar av schemat för kallelse.

Kallelse

Boka och skicka kallelse

Kallelse kan skickas för en eller flera mottagningar samtidigt. Det är även möjligt att göra en bokning av kvinnor för en viss tidperiod som ett förberedande steg om så önskas.

• Användaren öppnar fliken ”Kallelse”
• Användaren anger för vilket datumintervall som kallelser skall skickas ut. Längst till höger står när den senaste kallelsen skickades.
• Användaren anger för vilka mottagningar hon önskar skapa kallelser. Det är även möjligt för användaren om hon har rättigheter för detta att skapa kallelser för kvinnor med skyddad identitet.
• När användaren anser att det är dags att skicka iväg kallelserna för vald period klickar hon Kalla. Kallelserna skickas då iväg för utskrift och kuvertering enligt fastställd rutin.

Person

Sök person

Det är möjligt för användare att öppna upp specifika personer. Detta gör användaren under fliken ”Person”.

Person ID – här anger användaren en persons identifikationsnummer, personnummer eller liknande. När användaren sedan klickar på ”Sök” ikonen eller Enter kommer systemet att plocka fram den information som finns i systemet om personen. Adress hämtas från väst folket.
Manuellt omprov – här kan användaren manuellt ange om en person skall kallas igen oberoende av vad systemet säger. Ett manuellt omprov kan bero på felaktigheter i tidigare taget prov, att kvinnan missat sin tidigare tid och önskar en ny, etc.
Kontroll grupp – här anger användaren om kvinnan skall ingå i den s.k. kontrollfilen. Användaren anger startdatum samt hur länga kvinnan skall ingå i denna fil. Slutdatum och kvarstående tid räknas ut automatiskt efter detta.
Avregistrering – det finns ett antal anledningar till att en kvinna skall avregistreras och inte längre kallas för hälsokontroll. Vald orsak styr även vilka fält som skall fyllas i sedan. Tillgängliga orsakskoder är; hysterektomi, avböjd behandling och utflyttad. Är kvinnan avliden står även detta. Dock är detta inte en kod som sätts manuellt utan denna kommer via väst folket.

Bokningslista

Ta ut bokningslista

Inför varje screeningmottagning är det möjligt för användaren att ta ut en bokningslista för att bocka av de kvinnor som kommer.

• Användaren öppnar fliken ”Bokningslista”
• Om användaren endast har tillgång till en mottagning är denna förvald, annars får användaren välja vilken mottagning hon önskar ta ut lista för. Användaren väljer där efter aktuell lista. Listan är sorterad i besöksordning
• Användaren skriver ut listan genom kortkommando eller ikonen för att skriva ut.
• Efter avslutad screeningmottagning kan användaren fylla i närvaro i den elektroniska bokningslistan för framtida statistik.

Omboka

I första hand skall kvinnor själva boka om sig via ett webgränssnitt, dock är detta inte alltid möjligt. Det är därför möjligt för en administratör eller barnmorska att boka om en tid åt en kvinna.

• Användaren öppnar fliken ”Lediga tider” och matar in kvinnans personnummer.
• Användaren klickar Sök. Nu genomförs en sökning mot gjorda bokningar och kallelser. Kvinnans nuvarande bokning visas upp.
• Användaren kan välja en ny mottagning eller ett område och då få en filtrering på aktuella mottagningar i detta område för att på detta sätt hitta lämplig mottagning.
• Via kalendern väljer användaren ett nytt datum. Datum som är tillgängliga visas som vanliga datum. Datum som ej är tillgängliga är överkryssade.
• Efter det att nytt datum är valt visas en lista med tillgängliga tider. Användaren anger vilken tid som kvinnan vill komma och trycker sedan Ok eller Enter. När detta är gjort visas en bekräftelse över den nya tiden

Systemförvaltning

Webbtidboken för hälsokontroller

Objektägare – Margreth Jonson Lekare

Webbtidbokens Förvaltnings Råd(WFR) – Drivs av 1177.se och får budget allokerat av funktionsägare. En representant från varje område finns representerad.

Gyn verksamhetens referensgrupp – förslagsvis de personer som nu är med i projektet. Dessa tar fram förbättringsförslag och synpunkter som tas upp i WFR.

System leverantör – Utför de uppgifter som WFR beslutar om.

VGR IT – Utför uppgifter beställda av WFR.

Adress till Webbtidbok Ultraljud

https://vgwb0413.vgregion.se/IC/5.0.6/WebApplication/Elvis/Webbtidbok/#/